Antecedentes
Dada la constante evolución de las empresas en generar nuevos productos o servicios, se debe gestionar mayor número de proyectos, y no todas cuentan con las herramientas tecnológicas o prácticas de gestión de proyectos para integrarlos y controlarlos.
Por esta situación, en ASTRAN nos dimos a la tarea de desarrollar una solución integral, que permita a las empresas contar con una herramienta tecnológica, así como con la base metodológica básica para resolver las problemáticas de manera acelerada, con la ventaja de poder escalarla a la par de las necesidades y recursos disponibles.
Descripción
PMO Express es la solución preconfigurada desarrollada por ASTRAN basada en el servicio de Microsoft 365 para la gestión de proyectos con Microsoft Project Online.
Sus características principales son:
- Inclusión de procesos esenciales para la gestión de proyectos
- Funcionalidad preconfigurada
- Rápida de implementar
- Evolutiva y extensible
Inclusión de procesos esenciales para la gestión de proyectos
PMO Express además de ser un software para la gestión de proyectos, proporciona los procesos y subprocesos esenciales documentados con base al marco de referencia de la guía del PMBOK, así como los formatos principales que permitirán administrar los proyectos de manera individual, tomando como base el flujo de las fases de gestión.
Los procesos y subprocesos de la gestión de proyectos que se incluyen son:
Algunos de los formatos y guías del proceso que se incluyen en la solución de PMO Express:
- Acta de constitución del proyecto
- Identificación de involucrados
- Recopilar requerimientos
- Enunciado de alcance del proyecto
- Riesgos
- Reporte de desempeño
- Issues
- Controles de cambios
- Cierre del proyecto
- Lecciones aprendidas
- Acta de aceptación de entregable
- Minuta
- Directorio
Funcionalidad Preconfigurada
La funcionalidad de PMO Express está diseñada con base al marco metodológico tradicional para la gestión de proyectos, que utiliza las mejores prácticas en una solución tecnológica con las funcionalidades que permite de caja MS Project Online.
Las principales funciones que brinda la herramienta:
- Documentación de la información del proyecto (alta de proyecto)
- Estandarización de las características de los proyectos (formatos, semáforos, proceso)
- Medición del rendimiento de las actividades y proyectos mediante semáforos
- Tiempo
- Alcance
- Costo
- Documentación de riesgos, problemas, lecciones aprendidas, controles de cambio con la base de MS SharePoint.
- Seguimiento ejecutivo de los proyectos y portafolio mediante reportes dinámicos con MS Power BI.
- Gestión de cargas de trabajo de los recursos.
- Capacitación a los principales grupos de interés dentro del proceso para la gestión de proyectos.
Rápida de Implementar
Uno de los problemas de implementar una herramienta tecnológica, y contar a la vez con los procesos de gestión, es el tiempo, ya que se puede extender en comparación a la urgencia para poder utilizarlo.
Con la solución PMO Express se minimizaron los tiempos, para que en un lapso aproximado de cuatro semanas se cuente con la solución tecnológica configurada.
Evolutivo y Extensible
Las herramientas que no pueden crecer o interrelacionarse con otras, están prácticamente destinadas al desuso.
PMO Express es una herramienta Web que puede crecer, tanto en funcionalidad nativa, como extenderse con funcionalidades desarrolladas a la medida, conforme vaya madurando el proceso de gestión y su necesidad de automatización e integración con otras herramientas.
En ASTRAN recomendamos que el nivel de automatización sea escalonado de acuerdo con el proceso de gestión de proyectos con el que se cuente, yendo desde el primer nivel (Fase 1) con una PMO Express e ir evolucionando a las siguientes fases, de acuerdo con el modelo de implementación:
La solución puede extenderse funcionalmente con distintos componentes de software propios de Microsoft y/o lenguajes de programación Web, tanto para interactuar con otros sistemas de software, contar con la mayor automatización posible o crear HUBs de gestión de proyectos.
En ASTRAN hemos desarrollado funcionalidades a la medida para resolver necesidades específicas, por ejemplo, gestión ágil de tareas, reporteo de avance de actividades de proyecto y otras, automatización en autorización de documentos y la gestión de los costos asociados a los rubros de los proyectos.
- AppKanban
- Timesheet
- Gestión de documentos
Control de costos y facturas.
AppKanban
AppKanban es una App que permite presentar la información de las tareas del cronograma de Project Professional en forma de un tablero Kanban para dar seguimiento a las tareas del proyecto de una manera ágil y por lo tanto, la gestión del proyecto se lleva a cabo de forma híbrida.
Una de las grandes virtudes de esta aplicación es que permite contar con la información sincronizada de manera bidireccional, entre el tablero Kanban y el cronograma. Los miembros del equipo pueden actualizar sus tareas desde Kanban y se verán reflejadas en el cronograma central, para lo cual no se requiere la licencia de Project Online. Otra opción es que el líder de proyecto, que cuenta con licencia de Project Online, modifique el cronograma de manera central para los miembros de su equipo.
Además de que la AppKanban facilita la gestión híbrida de proyectos, también permite la consolidación del portafolio de proyectos.
Timesheet
El parte de horas (Timesheet) es una aplicación que apoya a mantener un registro de las horas de trabajo de los colaboradores, con la posibilidad de clasificar el tipo de actividades que realizan, o incluso indicar si es facturable o no para la organización, permitiendo tener beneficios en la gestión del trabajo asignado, por ejemplo:
- Incremento de la productividad
- Mejora en la toma de decisiones
- Conocimiento de actividades administrativas
- Análisis de la productividad efectiva de cada empleado
- Mejora en la asignación y distribución de cargas de trabajo
Para esta necesidad, desarrollamos una funcionalidad extendida a la que Project Online ofrece de manera nativa, la cual nos permite contar con mayor funcionalidad:
- La personalización de las aprobaciones de los avances de las tareas reportadas.
- Asignación de distintos tipos de tareas.
- Ahorro en el uso de licencias de Project Online al poder utilizar la aplicación Timesheet.
Gestión de documentos
Mediante Power Platform, se puede automatizar el ciclo de aprobación de los artefactos del proyecto, por ejemplo, los entregables de un proyecto que deban cumplir con validaciones por parte de algún grupo de interés, o que se valide información adicional al entregable mediante reglas de negocio.
Esta funcionalidad fue desarrollada mediante la programación de flujos con Power Automate.
Control de costos y facturas.
La administración del proceso de gestión de costos en las empresas suele ser muy particular, y en ocasiones la funcionalidad nativa de la herramienta no cubre las necesidades específicas de los usuarios, por lo que es necesario desarrollarla.
En ASTRAN hemos podido desarrollar este proceso por medio de formularios para registrar las facturas y vincularlas con las actividades y/o entregables del proyecto, para gestionar la facturación y costos de éste:
Adicionalmente, mediante tableros presentamos la información de costos de los proyectos de manera dinámica, consolidada y ejecutiva, diseñados al gusto y necesidades de los usuarios.
Conclusiones
PMO Express provee un entorno de gestión de proyectos de manera rápida, que puede ir evolucionando a través del tiempo, de acuerdo con las necesidades de cada área o empresa.
PMO Express está preparado para permitir la adopción de otro tipo de desarrollos que cubran necesidades adicionales para integrarlo con sistemas externos, como un software contable, un ERP o fuentes de datos externas; o para crear formularios con reglas de negocio complejas, integrar funcionalidades que facilitan la gestión ágil de proyectos, entre otras.
Elaborado por:
Edgar Guerrero Vivanco, Gerente de TI ASTRAN.
ASTRAN Consultoría | Proyectos | Tecnología
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