Guía básica para transformar tu PMO

Una Oficina de Dirección de Proyectos o PMO (Project Management Office) es un área de servicio especializada que apoya a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos, la aplicación de metodologías y herramientas en la gestión de proyectos, programas y del portafolio, así como la coordinación de recursos asociados. En este documento presentamos una guía básica de 10 pasos para evolucionar tu PMO.

De acuerdo con el PMI (Project Management Institute): “Las PMO estratégicas permiten el cambio estratégico en las organizaciones. Las PMO varían ampliamente. Algunas sirven como un medio para estandarizar los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilitar el intercambio de recursos y herramientas. Otras sirven como centros de excelencia, y otras alinean el trabajo de los proyectos y programas con la estrategia corporativa en toda la empresa.”

Paso 1. Identifica y entiende la situación actual de tu PMO.

Algunas preguntas que te ayudarán a identificar dónde se encuentra tu PMO:

• ¿Qué necesidades dieron origen a tu PMO?
• ¿En qué área se creó tu PMO?
• ¿Cuándo se creó tu PMO?
• ¿Qué tipo de PMO es? (corporativa, departamental, individual, por megaproyecto)
• ¿Qué servicios ofrece?
• ¿Cuenta con KPIs (Key Performance Indicators)?
• ¿Has realizado una encuesta de satisfacción de tus clientes internos?

Paso 2. Define el propósito y objetivos. 

Comienza tu ciclo de mejora pensando en el propósito y objetivos que deseas lograr en tu PMO. De acuerdo con el mecanismo de seguimiento que quieras realizar, podrías implementar una gestión ágil con OKRs (Objective Key Results) o trabajar en una definición de objetivos tradicional SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely). 

Paso 3. Establece un catálogo de servicios. 

De acuerdo con los servicios actuales, revisa cuáles son los servicios adicionales que deseas integrar en el nuevo ciclo de mejora, partiendo de una encuesta de satisfacción y necesidades a los clientes internos de la PMO, incluyendo a los directivos patrocinadores.  

Entre los servicios a realizar en una PMO estratégica puedes considerar:   

• Priorizar, alinear y optimizar el portafolio de proyectos corporativos. 

• Desarrollar el marco de gobernabilidad de la gestión de las iniciativas y aprobación de proyectos. 

• Apoyar a la C-Suite a realizar BRM (Benefit Realization Management). 

• Consolidar el estatus del portafolio de proyectos organizacional.  

• En caso de ser una PMO centralizada, definir las categorías de los proyectos y desarrollar las metodologías pertinentes para cada categoría haciendo la selección de la forma de trabajo integrando las prácticas pertinentes (Choose your WoW -Way of Working-). 

• Investigar, definir e implementar a las herramientas de gestión de iniciativas, proyectos y colaboración que se requieran. 

Entre los servicios a realizar por una PMO departamental están:  

• Priorizar, alinear y optimizar el portafolio de proyectos del área con base en la gestión de la demanda (capacidades vs requerimientos operativos y proyectos). 

• Desarrollar el marco de gobernabilidad de la gestión de los proyectos de acuerdo con cada categoría definida. 

• Hacer la selección de la forma de trabajo integrando las prácticas pertinentes (Choose your WoW -Way of Working-). 

• Desarrollar las metodologías, formatos, instrumentos e instructivos que usarán los administradores de proyectos.  

• Investigar, definir e implementar a las herramientas de gestión de proyectos y colaboración que se requieran. 

Paso 4. Define los controles de los proyectos y el marco de gobernabilidad 

Para poder medir, requerimos que el proceso sea repetible para obtener estadísticas que posteriormente nos permitan controlar y mejorar; por lo tanto, debemos definir y desarrollar el marco de gobernabilidad, de acuerdo con los servicios establecidos, desarrollar los procesos, procedimientos, instrumentos como formatos, instructivos, etc. No olvidemos también establecer las reglas y políticas que nos permitirán evaluar y ver si vamos por el camino correcto en la ejecución de dichos servicios.  

Paso 5. Define el plan de trabajo incluyendo acciones y entregables.  

Desarrolla el plan estratégico, táctico y operativo para tu PMO. También desarrolla el plan de trabajo para el ciclo de mejora, definiendo claramente los entregables, de acuerdo con el tipo de gestión que quieras realizar. Para este ciclo de mejora puedes aplicar una gestión ágil, híbrida o predictiva (o tradicional). El equipo de dirección de proyectos tiene la responsabilidad de hacer esa selección.  

Paso 6. Identifica las capacidades de las personas.

Este paso se realiza con base en la situación actual de la empresa y de la PMO como paso 5 o 6, dependiendo de: 

a)  Si el patrocinador está abierto a invertir en los recursos necesarios para realizar el plan ó 

b)  Si el plan se lleva a cabo sólo con los recursos disponibles en la PMO. 

Es muy importante identificar la gestión de la demanda que está teniendo la PMO para analizar las capacidades de sus miembros y ver, de acuerdo con su disponibilidad, cómo se ejecutará el plan de trabajo. Así mismo, si hay la posibilidad de tener apoyo de recursos dedicados para avanzar más rápido y también definir la capacidad requerida a futuro cuando estén habilitados los nuevos servicios. Recuerda que, a mayor alcance, mayor cantidad de recursos y tiempo necesitarás. 

Paso 7. Ejecuta. 

Realiza las actividades planteadas en tu plan de trabajo para desarrollar los servicios que requieres para este ciclo de mejora de tu PMO. 

Paso 8. Monitorea. 

A lo largo de todo el proyecto de este ciclo de mejora deberás llevar un monitoreo, control y seguimiento de las actividades que se realizan para habilitar los servicios de tu PMO, pero también ir validando que estos servicios satisfagan las necesidades que tus clientes internos. 

Paso 9. Reporta. 

A lo largo de la ejecución del proyecto de ciclo de mejora de tu PMO deberás reportar cómo va su avance en ejecución, pero también, de ser posible, ir liberando aquellos servicios que sean prioritarios para la organización, para empezar a dar valor de manera anticipada. 

Paso 10. Replanea.

Como uno de los principios básicos de la gestión es entrar en un círculo virtuoso de mejora continua, eso pasará con tu PMO, estará en constante evolución. En algunas ocasiones deberás reforzar los temas de procesos; en otros las capacidades y habilidades de las personas; en otros integrar nuevas plataformas tecnológicas. Para ello te recomendamos actualizarte continuamente, ya sea con capacitación, leyendo artículos, libros o lo que mejor vaya con tu estilo de aprendizaje, pero no dejes de aprender, aplicar y ¡divertirte! 

Esperamos que esta guía te sea útil en la transformación de tu PMO. Gracias a nuestros clientes, en ASTRAN hemos recorrido un camino que nos permite apoyarte a reducir la curva de aprendizaje y a acompañarte en el logro de tus objetivos con menos desgaste, mediante nuestros servicios en gestión de proyectos, con una PMO integrada y a la medida de tus necesidades.