{"id":26,"date":"2023-05-15T23:38:24","date_gmt":"2023-05-15T23:38:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/?p=26"},"modified":"2023-05-17T16:43:08","modified_gmt":"2023-05-17T16:43:08","slug":"implementa-tu-pmo-con-microsoft-en-pocas-semanas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/implementa-tu-pmo-con-microsoft-en-pocas-semanas\/","title":{"rendered":"Implementa tu PMO con Microsoft en pocas semanas"},"content":{"rendered":"\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Antecedentes<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>Dada la constante evoluci\u00f3n de las empresas en generar nuevos productos o servicios, se debe gestionar mayor n\u00famero de proyectos, y no todas cuentan con las herramientas tecnol\u00f3gicas o pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n de proyectos para integrarlos y controlarlos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por esta situaci\u00f3n, en ASTRAN nos dimos a la tarea de desarrollar una soluci\u00f3n integral, que permita a las empresas contar con una herramienta tecnol\u00f3gica, as\u00ed como con la base metodol\u00f3gica b\u00e1sica para resolver las problem\u00e1ticas de manera acelerada, con la ventaja de poder escalarla a la par de las necesidades y recursos disponibles.<\/p>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Descripci\u00f3n<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p><strong>PMO Express <\/strong>es la soluci\u00f3n preconfigurada desarrollada por ASTRAN basada en el servicio de Microsoft 365 para la gesti\u00f3n de proyectos con <em>Microsoft Project Online<\/em>.<\/p>\n\n\n\n<p>Sus caracter\u00edsticas principales son:<\/p>\n\n\n\n<ol type=\"1\">\n<li>Inclusi\u00f3n de procesos esenciales para la gesti\u00f3n de proyectos<\/li>\n\n\n\n<li>Funcionalidad preconfigurada<\/li>\n\n\n\n<li>R\u00e1pida de implementar<\/li>\n\n\n\n<li>Evolutiva y extensible<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Inclusi\u00f3n de procesos esenciales para la gesti\u00f3n de proyectos<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p><strong>PMO Express<\/strong> adem\u00e1s de ser un software para la gesti\u00f3n de proyectos, proporciona los procesos y subprocesos esenciales documentados con base al marco de referencia de la gu\u00eda del PMBOK, as\u00ed como los formatos principales que permitir\u00e1n administrar los proyectos de manera individual, tomando como base el flujo de las fases de gesti\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Los procesos y subprocesos de la gesti\u00f3n de proyectos que se incluyen son:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Procesos-de-la-gestion.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-32\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Algunos de los formatos y gu\u00edas del proceso que se incluyen en la soluci\u00f3n de <strong>PMO Expres<\/strong>s:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Guias-de-procesos-1.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-38\"\/><\/figure>\n\n\n\n<ul>\n<li>Acta de constituci\u00f3n del proyecto<\/li>\n\n\n\n<li>Identificaci\u00f3n de involucrados<\/li>\n\n\n\n<li>Recopilar requerimientos<\/li>\n\n\n\n<li>Enunciado de alcance del proyecto<\/li>\n\n\n\n<li>Riesgos<\/li>\n\n\n\n<li>Reporte de desempe\u00f1o<\/li>\n\n\n\n<li><em>Issues<\/em><\/li>\n\n\n\n<li>Controles de cambios<\/li>\n\n\n\n<li>Cierre del proyecto<\/li>\n\n\n\n<li>Lecciones aprendidas<\/li>\n\n\n\n<li>Acta de aceptaci\u00f3n de entregable<\/li>\n\n\n\n<li>Minuta<\/li>\n\n\n\n<li>Directorio<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Funcionalidad <a>Preconfigurada<\/a><\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>La funcionalidad de <strong>PMO Express<\/strong> est\u00e1 dise\u00f1ada con base al marco metodol\u00f3gico tradicional para la gesti\u00f3n de proyectos, que utiliza las mejores pr\u00e1cticas en una soluci\u00f3n tecnol\u00f3gica con las funcionalidades que permite de caja <em>MS Project Online<\/em>.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"199\" height=\"53\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/MS-Project-Online-e1684193688102.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-31\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Las principales funciones que brinda la herramienta:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Documentaci\u00f3n de la informaci\u00f3n del proyecto (alta de proyecto)<\/li>\n\n\n\n<li>Estandarizaci\u00f3n de las caracter\u00edsticas de los proyectos (formatos, sem\u00e1foros, proceso)<\/li>\n\n\n\n<li>Medici\u00f3n del rendimiento de las actividades y proyectos mediante sem\u00e1foros<ul><li>Tiempo<\/li><\/ul><ul><li>Alcance<\/li><\/ul>\n<ul>\n<li>Costo<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Documentaci\u00f3n de riesgos, problemas, lecciones aprendidas, controles de cambio con la base de <em>MS SharePoint<\/em>.<\/li>\n\n\n\n<li>Seguimiento ejecutivo de los proyectos y portafolio mediante reportes din\u00e1micos con <em>MS Power BI<\/em>.<\/li>\n\n\n\n<li>Gesti\u00f3n de cargas de trabajo de los recursos.<\/li>\n\n\n\n<li>Capacitaci\u00f3n a los principales grupos de inter\u00e9s dentro del proceso para la gesti\u00f3n de proyectos.<\/li>\n\n\n\n<li><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"1024\" height=\"571\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reporte-PMO-1024x571.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-36\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">R\u00e1pida de Implementar<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>Uno de los problemas de implementar una herramienta tecnol\u00f3gica, y contar a la vez con los procesos de gesti\u00f3n, es el tiempo, ya que se puede extender en comparaci\u00f3n a la urgencia para poder utilizarlo.<\/p>\n\n\n\n<p>Con la soluci\u00f3n <strong>PMO Express<\/strong> se minimizaron los tiempos, para que en un lapso aproximado de cuatro semanas se cuente con la soluci\u00f3n tecnol\u00f3gica configurada.<\/p>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Evolutivo y Extensible<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>Las herramientas que no pueden crecer o interrelacionarse con otras, est\u00e1n pr\u00e1cticamente destinadas al desuso.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>PMO Express <\/strong>es una herramienta Web que puede crecer, tanto en funcionalidad nativa, como extenderse con funcionalidades desarrolladas a la medida, conforme vaya madurando el proceso de gesti\u00f3n y su necesidad de automatizaci\u00f3n e integraci\u00f3n con otras herramientas.<\/p>\n\n\n\n<p>En ASTRAN recomendamos que el nivel de automatizaci\u00f3n sea escalonado de acuerdo con el proceso de gesti\u00f3n de proyectos con el que se cuente, yendo desde el primer nivel (Fase 1) con una<strong> PMO Express<\/strong> e ir evolucionando a las siguientes fases, de acuerdo con el modelo de implementaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"442\" height=\"214\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Fases-PMO-express.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-28\" srcset=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Fases-PMO-express.png 442w, https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Fases-PMO-express-300x145.png 300w\" sizes=\"(max-width: 442px) 100vw, 442px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>La soluci\u00f3n puede extenderse funcionalmente con distintos componentes de software propios de Microsoft y\/o lenguajes de programaci\u00f3n Web, tanto para interactuar con otros sistemas de software, contar con la mayor automatizaci\u00f3n posible o crear HUBs de gesti\u00f3n de proyectos.<\/p>\n\n\n\n<p>En ASTRAN hemos desarrollado <strong>funcionalidades a la medida<\/strong> para resolver necesidades espec\u00edficas, por ejemplo, gesti\u00f3n \u00e1gil de tareas, reporteo de avance de actividades de proyecto y otras, automatizaci\u00f3n en autorizaci\u00f3n de documentos y la gesti\u00f3n de los costos asociados a los rubros de los proyectos.<\/p>\n\n\n\n<ol type=\"1\">\n<li>AppKanban<\/li>\n\n\n\n<li>Timesheet<\/li>\n\n\n\n<li>Gesti\u00f3n de documentos<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Control de costos y facturas.<\/p>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">AppKanban<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p><strong>AppKanban <\/strong>es una App que permite presentar la informaci\u00f3n de las tareas del cronograma de<em> Project Professional<\/em> en forma de un tablero Kanban para dar seguimiento a las tareas del proyecto de una manera \u00e1gil y por lo tanto, la gesti\u00f3n del proyecto se lleva a cabo de forma h\u00edbrida.<\/p>\n\n\n\n<p>Una de las grandes virtudes de esta aplicaci\u00f3n es que permite contar con la informaci\u00f3n sincronizada de manera bidireccional, entre el tablero Kanban y el cronograma. Los miembros del equipo pueden actualizar sus tareas desde Kanban y se ver\u00e1n reflejadas en el cronograma central, para lo cual no se requiere la licencia de <em>Project Online<\/em>. Otra opci\u00f3n es que el l\u00edder de proyecto, que cuenta con licencia de <em>Project Online<\/em>, modifique el cronograma de manera central para los miembros de su equipo.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s de que la<strong> AppKanban<\/strong> facilita la gesti\u00f3n h\u00edbrida de proyectos, tambi\u00e9n permite la consolidaci\u00f3n del portafolio de proyectos.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"589\" height=\"366\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/App-Kanban.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-27\" srcset=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/App-Kanban.png 589w, https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/App-Kanban-300x186.png 300w\" sizes=\"(max-width: 589px) 100vw, 589px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Timesheet<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>El parte de horas (<strong>Timesheet<\/strong>) es una aplicaci\u00f3n que apoya a mantener&nbsp;un registro de las horas de trabajo de los colaboradores, con la posibilidad de clasificar el tipo de actividades que realizan, o incluso indicar si es facturable o no para la organizaci\u00f3n, permitiendo tener beneficios en la gesti\u00f3n del trabajo asignado, por ejemplo:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Incremento de la productividad<\/li>\n\n\n\n<li>Mejora en la toma de decisiones<\/li>\n\n\n\n<li>Conocimiento de actividades administrativas<\/li>\n\n\n\n<li>An\u00e1lisis de la productividad efectiva de cada empleado<\/li>\n\n\n\n<li>Mejora en la asignaci\u00f3n y distribuci\u00f3n de cargas de trabajo<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Para esta necesidad, desarrollamos una funcionalidad extendida a la que <em>Project Online<\/em> ofrece de manera nativa, la cual nos permite contar con mayor funcionalidad:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>La personalizaci\u00f3n de las aprobaciones de los avances de las tareas reportadas.<\/li>\n\n\n\n<li>Asignaci\u00f3n de distintos tipos de tareas.<\/li>\n\n\n\n<li>Ahorro en el uso de licencias de Project Online al poder utilizar la aplicaci\u00f3n Timesheet.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"580\" height=\"353\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Timesheet.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-37\" srcset=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Timesheet.png 580w, https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Timesheet-300x183.png 300w\" sizes=\"(max-width: 580px) 100vw, 580px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Gesti\u00f3n de documentos<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>Mediante <em>Power Platform<\/em>, se puede <strong>automatizar el ciclo de aprobaci\u00f3n de los artefactos del proyecto<\/strong>, por ejemplo, los entregables de un proyecto que deban cumplir con validaciones por parte de alg\u00fan grupo de inter\u00e9s, o que se valide informaci\u00f3n adicional al entregable <strong>mediante reglas de negocio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Esta funcionalidad fue desarrollada mediante la programaci\u00f3n de flujos con <em>Power Automate.<\/em><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"1024\" height=\"291\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Gestion-de-documentos-1024x291.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-29\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-vivid-cyan-blue-color\">Control de costos y facturas.<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>La administraci\u00f3n del proceso de gesti\u00f3n de costos en las empresas suele ser muy particular, y en ocasiones la funcionalidad nativa de la herramienta no cubre las necesidades espec\u00edficas de los usuarios, por lo que es necesario desarrollarla.<\/p>\n\n\n\n<p>En ASTRAN hemos podido desarrollar este proceso por medio de formularios para registrar las facturas y vincularlas con las actividades y\/o entregables del proyecto, para gestionar la facturaci\u00f3n y costos de \u00e9ste:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"490\" height=\"404\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Registro-de-facturas.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-33\" srcset=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Registro-de-facturas.png 490w, https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Registro-de-facturas-300x247.png 300w\" sizes=\"(max-width: 490px) 100vw, 490px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"589\" height=\"279\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Registro-de-facturas2.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-34\" srcset=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Registro-de-facturas2.png 589w, https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Registro-de-facturas2-300x142.png 300w\" sizes=\"(max-width: 589px) 100vw, 589px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Adicionalmente, mediante tableros presentamos la informaci\u00f3n de costos de los proyectos de manera din\u00e1mica, consolidada y ejecutiva, dise\u00f1ados al gusto y necesidades de los usuarios.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"746\" height=\"420\" src=\"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/Reporte-costos.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-35\" 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otras.<\/p>\n\n\n\n<p><strong><em>Elaborado por:<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Edgar Guerrero Vivanco, Gerente de TI ASTRAN.<\/p>\n\n\n\n<p>ASTRAN Consultor\u00eda | Proyectos | Tecnolog\u00eda<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"file:\/\/\/C:\/RESPALDO%202019\/ASTRAN\/MKTG%202020\/WEBINARS\/PDEPDI\/Material%20adicional%20post%20webinar\/www.astran.com.mx\">www.astran.com.mx<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"mailto:atencion@astran.com.mx\">atencion@astran.com.mx<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>+52 (55) 5336-4375<\/p>\n\n\n\n<p>LinkedIn: ASTRAN Consultor\u00eda | Proyectos | Tecnolog\u00eda<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Antecedentes Dada la constante evoluci\u00f3n de las empresas en generar nuevos productos o servicios, se debe gestionar mayor n\u00famero de proyectos, y no todas cuentan con las herramientas tecnol\u00f3gicas o pr\u00e1cticas de gesti\u00f3n de proyectos para integrarlos y controlarlos. 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