{"id":131,"date":"2023-05-17T16:16:03","date_gmt":"2023-05-17T16:16:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/?p=131"},"modified":"2024-08-07T02:53:00","modified_gmt":"2024-08-07T02:53:00","slug":"transformacion-de-la-pmo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.astran.com.mx\/articulos\/transformacion-de-la-pmo\/","title":{"rendered":"Transformaci\u00f3n de la PMO"},"content":{"rendered":"\n

Gu\u00eda b\u00e1sica para transformar tu PMO<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Una Oficina de Direcci\u00f3n de Proyectos<\/strong> o PMO<\/strong> (Project Management Office<\/em>) es un \u00e1rea de servicio especializada que apoya a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estrat\u00e9gicos, la aplicaci\u00f3n de metodolog\u00edas y herramientas en la gesti\u00f3n de proyectos, programas y del portafolio, as\u00ed como la coordinaci\u00f3n de recursos asociados. En este documento presentamos una gu\u00eda b\u00e1sica de 10 pasos para evolucionar tu PMO.<\/p>\n\n\n\n

De acuerdo con el PMI (Project Management Institute<\/em>): \u201cLas PMO estrat\u00e9gicas permiten el cambio estrat\u00e9gico en las organizaciones. Las PMO var\u00edan ampliamente. Algunas sirven como un medio para estandarizar los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilitar el intercambio de recursos y herramientas. Otras sirven como centros de excelencia, y otras alinean el trabajo de los proyectos y programas con la estrategia corporativa en toda la empresa.\u201d<\/em><\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Paso 1. Identifica y entiende la situaci\u00f3n actual de tu PMO.<\/mark><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Algunas preguntas que te ayudar\u00e1n a identificar d\u00f3nde se encuentra tu PMO:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • \u00bfQu\u00e9 necesidades dieron origen a tu PMO?<\/li>\n\n\n\n
  • \u00bfEn qu\u00e9 \u00e1rea se cre\u00f3 tu PMO?<\/li>\n\n\n\n
  • \u00bfCu\u00e1ndo se cre\u00f3 tu PMO?<\/li>\n\n\n\n
  • \u00bfQu\u00e9 tipo de PMO es? (corporativa, departamental, individual, por megaproyecto)<\/li>\n\n\n\n
  • \u00bfQu\u00e9 servicios ofrece?<\/li>\n\n\n\n
  • \u00bfCuenta con KPIs (Key Performance Indicators<\/em>)?<\/li>\n\n\n\n
  • \u00bfHas realizado una encuesta de satisfacci\u00f3n de tus clientes internos?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Paso 2. Define el prop\u00f3sito y objetivos.<\/mark><\/strong>\u00a0<\/p>\n\n\n\n

    Comienza tu ciclo de mejora pensando en el prop\u00f3sito y objetivos que deseas lograr en tu PMO. De acuerdo con el mecanismo de seguimiento que quieras realizar, podr\u00edas implementar una gesti\u00f3n \u00e1gil con OKRs (Objective Key Results<\/em>) o trabajar en una definici\u00f3n de objetivos tradicional SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely<\/em>). <\/p>\n\n\n\n

    Paso 3. Establece un cat\u00e1logo de servicios.<\/strong>\u00a0<\/mark><\/p>\n\n\n\n

    De acuerdo con los servicios actuales, revisa cu\u00e1les son los servicios adicionales que deseas integrar en el nuevo ciclo de mejora, partiendo de una encuesta de satisfacci\u00f3n y necesidades a los clientes internos de la PMO, incluyendo a los directivos patrocinadores.  <\/p>\n\n\n\n

    Entre los servicios a realizar en una PMO estrat\u00e9gica puedes considerar:   <\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Priorizar, alinear y optimizar el portafolio de proyectos corporativos. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
        \n
      • Desarrollar el marco de gobernabilidad de la gesti\u00f3n de las iniciativas y aprobaci\u00f3n de proyectos. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
          \n
        • Apoyar a la C-Suite a realizar BRM (Benefit Realization Management<\/em>). <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
            \n
          • Consolidar el estatus del portafolio de proyectos organizacional.  <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
              \n
            • En caso de ser una PMO centralizada, definir las categor\u00edas de los proyectos y desarrollar las metodolog\u00edas pertinentes para cada categor\u00eda haciendo la selecci\u00f3n de la forma de trabajo integrando las pr\u00e1cticas pertinentes (Choose your WoW -Way of Working-<\/em>). <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                \n
              • Investigar, definir e implementar a las herramientas de gesti\u00f3n de iniciativas, proyectos y colaboraci\u00f3n que se requieran. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                Entre los servicios a realizar por una PMO departamental est\u00e1n:  <\/p>\n\n\n\n

                  \n
                • Priorizar, alinear y optimizar el portafolio de proyectos del \u00e1rea con base en la gesti\u00f3n de la demanda (capacidades vs requerimientos operativos y proyectos). <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                    \n
                  • Desarrollar el marco de gobernabilidad de la gesti\u00f3n de los proyectos de acuerdo con cada categor\u00eda definida. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                      \n
                    • Hacer la selecci\u00f3n de la forma de trabajo integrando las pr\u00e1cticas pertinentes (Choose your WoW -Way of Working-<\/em>). <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                        \n
                      • Desarrollar las metodolog\u00edas, formatos, instrumentos e instructivos que usar\u00e1n los administradores de proyectos.  <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
                          \n
                        • Investigar, definir e implementar a las herramientas de gesti\u00f3n de proyectos y colaboraci\u00f3n que se requieran. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                          Paso 4. Define los controles de los proyectos y el marco de gobernabilidad<\/strong>\u00a0<\/mark><\/p>\n\n\n\n

                          Para poder medir, requerimos que el proceso sea repetible para obtener estad\u00edsticas que posteriormente nos permitan controlar y mejorar; por lo tanto, debemos definir y desarrollar el marco de gobernabilidad, de acuerdo con los servicios establecidos, desarrollar los procesos, procedimientos, instrumentos como formatos, instructivos, etc. No olvidemos tambi\u00e9n establecer las reglas y pol\u00edticas que nos permitir\u00e1n evaluar y ver si vamos por el camino correcto en la ejecuci\u00f3n de dichos servicios.  <\/p>\n\n\n\n

                          Paso 5. Define el plan de trabajo incluyendo acciones y entregables.\u00a0<\/strong>\u00a0<\/mark><\/p>\n\n\n\n

                          Desarrolla el plan estrat\u00e9gico, t\u00e1ctico y operativo para tu PMO. Tambi\u00e9n desarrolla el plan de trabajo para el ciclo de mejora, definiendo claramente los entregables, de acuerdo con el tipo de gesti\u00f3n que quieras realizar. Para este ciclo de mejora puedes aplicar una gesti\u00f3n \u00e1gil, h\u00edbrida o predictiva (o tradicional). El equipo de direcci\u00f3n de proyectos tiene la responsabilidad de hacer esa selecci\u00f3n.  <\/p>\n\n\n\n

                          Paso 6. Identifica las capacidades de las personas<\/strong><\/mark>.<\/p>\n\n\n\n

                          Este paso se realiza con base en la situaci\u00f3n actual de la empresa y de la PMO como paso 5 o 6, dependiendo de: <\/p>\n\n\n\n

                          a)  Si el patrocinador est\u00e1 abierto a invertir en los recursos necesarios para realizar el plan \u00f3 <\/p>\n\n\n\n

                          b)  Si el plan se lleva a cabo s\u00f3lo con los recursos disponibles en la PMO. <\/p>\n\n\n\n

                          Es muy importante identificar la gesti\u00f3n de la demanda que est\u00e1 teniendo la PMO para analizar las capacidades de sus miembros y ver, de acuerdo con su disponibilidad, c\u00f3mo se ejecutar\u00e1 el plan de trabajo. As\u00ed mismo, si hay la posibilidad de tener apoyo de recursos dedicados para avanzar m\u00e1s r\u00e1pido y tambi\u00e9n definir la capacidad requerida a futuro cuando est\u00e9n habilitados los nuevos servicios. Recuerda que, a mayor alcance, mayor cantidad de recursos y tiempo necesitar\u00e1s. <\/p>\n\n\n\n

                          Paso 7. Ejecuta.<\/strong>\u00a0<\/mark><\/p>\n\n\n\n

                          Realiza las actividades planteadas en tu plan de trabajo para desarrollar los servicios que requieres para este ciclo de mejora de tu PMO. <\/p>\n\n\n\n

                          Paso 8. Monitorea.<\/strong>\u00a0<\/mark><\/p>\n\n\n\n

                          A lo largo de todo el proyecto de este ciclo de mejora deber\u00e1s llevar un monitoreo, control y seguimiento de las actividades que se realizan para habilitar los servicios de tu PMO, pero tambi\u00e9n ir validando que estos servicios satisfagan las necesidades que tus clientes internos. <\/p>\n\n\n\n

                          Paso 9. Reporta.<\/strong>\u00a0<\/mark><\/p>\n\n\n\n

                          A lo largo de la ejecuci\u00f3n del proyecto de ciclo de mejora de tu PMO deber\u00e1s reportar c\u00f3mo va su avance en ejecuci\u00f3n, pero tambi\u00e9n, de ser posible, ir liberando aquellos servicios que sean prioritarios para la organizaci\u00f3n, para empezar a dar valor de manera anticipada. <\/p>\n\n\n\n

                          Paso 10. Replanea.<\/strong><\/mark><\/p>\n\n\n\n

                          Como uno de los principios b\u00e1sicos de la gesti\u00f3n es entrar en un c\u00edrculo virtuoso de mejora continua, eso pasar\u00e1 con tu PMO, estar\u00e1 en constante evoluci\u00f3n. En algunas ocasiones deber\u00e1s reforzar los temas de procesos; en otros las capacidades y habilidades de las personas; en otros integrar nuevas plataformas tecnol\u00f3gicas. Para ello te recomendamos actualizarte continuamente, ya sea con capacitaci\u00f3n, leyendo art\u00edculos, libros o lo que mejor vaya con tu estilo de aprendizaje, pero no dejes de aprender, aplicar y \u00a1divertirte! <\/p>\n\n\n\n

                          Esperamos que esta gu\u00eda te sea \u00fatil en la transformaci\u00f3n de tu PMO. Gracias a nuestros clientes, en ASTRAN hemos recorrido un camino que nos permite apoyarte a reducir la curva de aprendizaje y a acompa\u00f1arte en el logro de tus objetivos con menos desgaste, mediante nuestros servicios en gesti\u00f3n de proyectos, con una PMO integrada y a la medida de tus necesidades. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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